Segnalazione di operazioni sospette: le nuove istruzioni UIF

L'obbligo di segnalazione di operazioni sospette nell'art. 35

L'art. 35 del d.lgs. 21 novembre 2007, n. 231 è la base dell'obbligo. In gergo si parla anche di segnalazione antiriciclaggio o di SOS antiriciclaggio: è sempre una SOS alla UIF. I punti che ogni funzione deve avere chiari:

• Quando: prima di compiere l'operazione, senza ritardo, quando il soggetto obbligato sa, sospetta o ha motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso, compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, o che i fondi provengano da attività criminosa, qualunque ne sia l'importo.
• Da cosa nasce il sospetto: caratteristiche, entità e natura delle operazioni, loro collegamento o frazionamento, ogni altra circostanza conosciuta per le funzioni esercitate, tenendo conto della capacità economica e dell'attività del soggetto.
• Astensione: in presenza di elementi di sospetto l'operazione non si compie finché non si è segnalato, salvo i casi previsti dal comma 2, in cui si informa subito la UIF dopo l'esecuzione.
• Contenuto: dati, informazioni, descrizione delle operazioni e motivi del sospetto, con pronta collaborazione alle richieste di approfondimento della UIF.

Negli intermediari bancari e finanziari il percorso è fissato dall'art. 36: il responsabile della dipendenza o della struttura che gestisce il rapporto comunica senza ritardo l'operazione al titolare della competente funzione, al legale rappresentante o al delegato, che la valuta e la trasmette alla UIF. Le Disposizioni di Banca d'Italia su organizzazione e controlli precisano che la delega può andare al responsabile della funzione antiriciclaggio ma non al responsabile della revisione interna. L'art. 39 vieta di comunicare al cliente o a terzi l'avvenuta segnalazione.

Le istruzioni UIF sulla segnalazione di operazioni sospette dal 1° luglio 2026

Il provvedimento UIF del 18 dicembre 2025 attua l'art. 35, comma 3, del decreto e detta le istruzioni per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette. I destinatari le applicano dal 1° luglio 2026; dalla stessa data non si applica il provvedimento UIF del 4 maggio 2011 con i suoi allegati.

Il testo è diviso in tre parti:

Per banche e intermediari vigilati, quindi, gli assetti organizzativi restano quelli delle disposizioni di Banca d'Italia, mentre metodo di valutazione e compilazione seguono le nuove istruzioni.

Dall'anomalia al sospetto: come valutare

Le istruzioni descrivono la SOS come l'esito di un processo valutativo che parte dalle anomalie, soggettive e oggettive, e verifica se sono giustificabili con le informazioni disponibili. Tre principi cambiano il modo di lavorare.

Niente automatismi. Vanno evitati approcci cautelativi fondati sul mero superamento di soglie quantitative, sulla ricezione di richieste di informazioni o sui controlli delle autorità.

L'esclusione del sospetto è legittima. La valutazione può concludersi senza segnalazione anche quando la fattispecie richiama in astratto un indicatore di anomalia. In quel caso è di aiuto conservare una traccia sintetica delle valutazioni, con il rinvio ai documenti consultati, per poterle ricostruire a distanza di tempo.

Alcune circostanze, da sole, non bastano. Secondo le istruzioni non sono di per sé sufficienti per segnalare:

1. le difformità tra informazioni di adeguata verifica e altre fonti, anche sul titolare effettivo;
2. il rischio elevato attribuito al soggetto, specie se legato all'intero settore di attività o a vecchie segnalazioni;
3. le notizie negative sul soggetto o sulle sue controparti;
4. l'aver appreso da altri destinatari di operatività anomala non collegata a quella svolta presso di sé;
5. le richieste di informazioni delle autorità antiriciclaggio, comprese quelle della UIF;
6. la sola esistenza di misure cautelari reali o personali a carico del soggetto.

Strumenti automatici e intelligenza artificiale nelle segnalazioni

Le istruzioni considerano utili gli strumenti informatici basati su regole e parametri quantitativi e qualitativi per individuare le operatività anomale, e li ritengono opportuni quando l'attività è fatta di operazioni frequenti o della stessa tipologia.

Per gli strumenti basati su sistemi di intelligenza artificiale, con un rinvio espresso al Regolamento (UE) 2024/1689, le istruzioni fissano tre condizioni. Devono:

• essere conformi alle disposizioni a essi eventualmente applicabili;
• basarsi su dati oggettivi e verificabili;
• essere accompagnati da adeguate valutazioni svolte con l'intervento umano, per controllare ed eventualmente validare le anomalie che evidenziano.

In altre parole, l'AI può aiutare a trovare e ordinare le anomalie, ma la valutazione del sospetto resta umana e tracciabile. Il quadro generale sull'AI nelle banche è nella guida sull'intelligenza artificiale nelle banche.

Come scrivere la segnalazione di operazioni sospette: descrizione e motivi

La parte in forma libera della SOS si divide in due sezioni, che non possono avere contenuti identici né essere omesse o sostituite da un rinvio agli allegati.

Descrizione dell'operatività sospetta

Informazioni sintetiche, chiare e coerenti con i dati strutturati: profilo dei soggetti, operatività, collegamenti tra operazioni e rapporti, elementi utili a tracciare i flussi. Per gli afflussi va spiegato l'utilizzo dei fondi, per i deflussi la formazione della provvista. Non vanno ripetuti tutti i dati strutturati né elencate informazioni camerali non necessarie, e vanno evitati approcci compilativi come l'elenco di tutte le spese quotidiane del cliente.

Motivi del sospetto

Il processo logico che ha portato dall'anomalia al sospetto, contestualizzato rispetto all'operatività osservata e al profilo del soggetto. Gli indicatori di anomalia della UIF, gli schemi e le comunicazioni possono aiutare a costruire la motivazione, ma i motivi non devono ridursi a un rinvio a quegli strumenti né replicarli. Se è ipotizzabile una specifica attività illecita, va indicata, usando i codici dei fenomeni messi a disposizione dalla UIF.

Tempi, riservatezza e flusso di ritorno

Le istruzioni chiedono la massima tempestività nella segnalazione e negli scambi con la UIF e vietano condotte dilatorie; la pagina UIF sulle segnalazioni SOS ricorda che vanno inviate senza ritardo, se possibile prima dell'esecuzione dell'operazione, esclusivamente tramite il portale Infostat-UIF. Se la UIF chiede di sostituire o integrare una segnalazione e il destinatario non risponde entro 30 giorni, l'Unità può trasmetterla comunque agli organi investigativi.

Sulla riservatezza la regola è netta: nella segnalazione, negli allegati e nelle interlocuzioni con la UIF non deve esserci alcun riferimento alla persona fisica che ha rilevato il sospetto o ha partecipato alla valutazione.

Sul flusso di ritorno, la UIF invia con cadenza almeno annuale una scheda di feedback ai destinatari con un numero rilevante di segnalazioni, con valutazioni su partecipazione, tempestività, compilazione e qualità della collaborazione. Le istruzioni chiedono di usare questi esiti nei presidi interni.

Come può aiutarti Next-OS

Next-OS non invia segnalazioni e non accede a Infostat-UIF. Ti aiuta prima, nel lavoro di analisi e scrittura: leggere il fascicolo e i documenti caricati, ricostruire i flussi descritti, controllare che descrizione e motivi siano distinti e coerenti, verificare che la motivazione non si limiti a citare un indicatore. Puoi anche confrontare la procedura interna con le nuove istruzioni attraverso la gap analysis normativa della procedura SOS e riportarne gli esiti nella relazione annuale della funzione antiriciclaggio.

I documenti restano riservati: Aptus.AI non addestra i modelli sui dati dei clienti ed è certificata ISO/IEC 27001:2022. Per gli altri compiti della funzione torna alla pagina sull'intelligenza artificiale antiriciclaggio.