Autovalutazione antiriciclaggio e relazione annuale della funzione

Il problema dell'autovalutazione antiriciclaggio: un anno da ricostruire

La relazione annuale della funzione antiriciclaggio si scrive di solito tra febbraio e aprile, mentre il responsabile antiriciclaggio e la funzione continuano a gestire pareri, verifiche e richieste della rete. Le Disposizioni di Banca d'Italia su organizzazione e controlli fissano due scadenze vicine tra loro:

Per la funzione la data che conta di più è la scadenza del 30 aprile per Banca d'Italia: entro quel giorno relazione e autovalutazione vanno trasmesse.

L'Allegato 1 elenca i contenuti della relazione: collocazione e risorse della funzione, attività svolte e disfunzioni accertate su adeguata verifica, conservazione, segnalazioni di operazioni sospette (con il numero di SOS inviate e di quelle valutate e archiviate) e sanzioni finanziarie, esercizio di autovalutazione, iniziative di adeguamento, formazione, piano dell'anno successivo, rapporti chiusi per anomalie, comunicazioni con l'autorità di vigilanza, richieste ricevute da UIF, autorità giudiziaria e organi investigativi.

Il materiale esiste, ma è sparso tra verbali di verifica, email, report dei sistemi e pareri. Ricostruirlo è la parte più lenta.

Come impostare autovalutazione antiriciclaggio e relazione annuale con Next-OS

Il metodo è lo stesso che useresti a mano, con meno passaggi di ricerca e copia.

Raccogli nel workspace i documenti dell'anno

Crea un workspace dedicato alla relazione e carica verbali delle verifiche di secondo livello, esiti dei controlli, piano di formazione, corrispondenza con le autorità, relazioni dell'audit interno. Con le integrazioni del piano Professional o superiore puoi far leggere alla chat le cartelle su SharePoint o Google Drive.

Ricostruisci il quadro normativo dell'anno

Chiedi all'Assistente AI le novità normative dell'anno sul perimetro antiriciclaggio, con le fonti. È la base per la sezione sulle iniziative di adeguamento e per il piano dell'anno successivo.

Imposta la bozza sullo schema dell'Allegato 1

Carica la relazione dell'anno precedente come modello e chiedi una bozza aggiornata, sezione per sezione, compresa la parte descrittiva dell'esercizio di autovalutazione antiriciclaggio. Next-OS riprende struttura e stile; puoi chiedergli di segnalare dove mancano informazioni e di lasciare in evidenza i campi numerici da compilare con i dati dei tuoi sistemi.

Prepara le sintesi per gli organi

Dalla stessa base imposti il reporting al CdA della compliance antiriciclaggio: una sintesi per il consiglio di amministrazione e per l'esponente responsabile per l'antiriciclaggio, che deve assicurare agli organi le informazioni necessarie a comprendere i rischi.

Un esempio concreto: la sezione SOS della relazione annuale antiriciclaggio

È marzo. Devi scrivere il punto 2, lettera c), dell'Allegato 1: il processo di individuazione e segnalazione delle operazioni sospette.

Cosa chiedi a Next-OS: «Sulla base dei verbali delle verifiche sul processo SOS caricati nel workspace, scrivi la sezione 2.c della relazione: verifiche svolte, disfunzioni rilevate, azioni correttive e stato di avanzamento. Considera anche le nuove istruzioni UIF in vigore dal 1° luglio 2026.»

Cosa ottieni: una bozza che riassume le verifiche documentate, collega ogni disfunzione al verbale da cui risulta e richiama i punti delle nuove istruzioni UIF rilevanti per il processo interno, come la tracciatura delle valutazioni che non portano alla segnalazione. I numeri di segnalazioni inviate e archiviate li inserisci tu dai sistemi aziendali: Next-OS non li stima e non li inventa.

Cosa verificare nell'autovalutazione antiriciclaggio prima dell'invio

La relazione è firmata dalla funzione e presentata agli organi: ogni affermazione deve reggere a un controllo.

1. Dati quantitativi: numeri di SOS, rapporti chiusi, richieste delle autorità e distribuzione della clientela per classi di rischio vanno estratti dai sistemi e riconciliati.
2. Coerenza con l'autovalutazione: rischio inerente, vulnerabilità, rischio residuo e azioni di rimedio devono seguire la metodologia della Parte Settima e i dati del documento di autovalutazione.
3. Rinvii ai documenti: ogni disfunzione citata deve rimandare al verbale o al report che la documenta.
4. Livello di gruppo: se sei capogruppo, verifica che la relazione di gruppo includa le informazioni richieste per le controllate.
5. Testo vigente: usa la versione integrale delle Disposizioni e controlla gli aggiornamenti successivi alla sua pubblicazione.

Per alimentare la relazione durante l'anno, e non solo a marzo, serve un monitoraggio normativo nelle banche fatto ogni giorno; per i singoli casi ad alto rischio vedi l'adeguata verifica rafforzata. Il quadro generale è nella pagina sull'intelligenza artificiale per l'antiriciclaggio.