Caso d'uso
Gap analysis normativa su policy e procedure interne
Una norma nuova, dieci documenti interni: sapere subito quali paragrafi riscrivere.
La gap analysis normativa confronta una norma nuova con policy, regolamenti e procedure interne per capire cosa manca e cosa va riscritto. Fatta a mano richiede giorni di lettura incrociata. Con Next-OS carichi la norma e i documenti, ottieni la matrice dei gap con i riferimenti puntuali e una proposta di modifica in track changes, da rivedere con i process owner.
Il problema: una norma tocca dieci documenti
La gap analysis normativa è il passaggio che trasforma un testo pubblicato in interventi concreti: è il cuore del recepimento normativo. È anche quello che richiede più ore. Una modifica alle disposizioni di vigilanza raramente resta in un solo documento: in una banca media un nuovo obbligo antiriciclaggio può toccare la policy di gruppo, il regolamento della funzione, il manuale di adeguata verifica, la procedura di segnalazione delle operazioni sospette, il piano di formazione e i contratti di esternalizzazione.
La Circolare n. 285 sui controlli interni indica tra i compiti della funzione di conformità la proposta di modifiche organizzative e procedurali e la verifica dell'efficacia degli adeguamenti. Per farlo bene servono tre cose che il tempo non concede quasi mai:
- rileggere tutti i documenti interni coinvolti, spesso scritti in anni diversi e con rinvii incrociati;
- leggere la norma nel suo testo vigente, consolidato, e non solo il provvedimento di modifica;
- documentare il ragionamento, perché la gap analysis è ciò che mostrerai all'audit interno e all'autorità.
Senza un metodo, l'aggiornamento delle policy interne e la misura dell'impatto normativo sulle procedure diventano un lavoro di settimane.
Come funziona la gap analysis normativa con Next-OS
Il flusso è pensato per il modo in cui lavora una funzione di secondo livello: prima la mappa, poi il testo. Nei gruppi internazionali la stessa attività si chiama regulatory gap analysis o compliance gap analysis; in italiano si parla anche di gap analysis compliance. Il metodo non cambia: obbligo per obbligo, documento per documento.
Carica la norma e i documenti interni
Metti nel Next Drive la policy, le procedure e i regolamenti coinvolti, anche come scansioni PDF. La norma la richiami dalla banca dati di Next-OS o la carichi tu, per esempio un documento di consultazione o un orientamento europeo in inglese.
Chiedi la matrice della gap analysis normativa
Chiedi all'Assistente AI di confrontare obbligo per obbligo la norma con i tuoi documenti. Puoi indicare tu il formato, per esempio una tabella con obbligo, fonte, documento interno, paragrafo, livello di copertura e intervento proposto.
Ottieni la proposta di modifica in track changes
Per i gap confermati chiedi la riscrittura del paragrafo interessato. Next-OS parte dal tuo documento e dal tuo stile, propone il testo e lo esporta in docx con le modifiche tracciate, pronto per il giro di condivisione con i process owner.
Tieni tutto nel workspace del progetto
Norma, documenti, matrice e versioni restano nello stesso workspace. Nel piano Enterprise workspace e workflow sono condivisi tra team: compliance, AML, legale e organizzazione lavorano sullo stesso fascicolo.
Un esempio concreto di gap analysis normativa: policy AML e AMLR
Il Regolamento (UE) 2024/1624 (AMLR) si applica dal 10 luglio 2027. Il 2026 è il momento giusto per confrontare la policy antiriciclaggio con il nuovo testo europeo, partendo dalla governance.
Cosa chiedi a Next-OS: «Confronta la nostra policy antiriciclaggio con gli articoli 10 e 11 dell'AMLR. Per ogni obbligo indica il paragrafo della policy che lo copre, se la copertura è piena, parziale o assente e cosa andrebbe modificato.»
Cosa ottieni: una matrice come questa, compilata con i riferimenti ai tuoi paragrafi.
| Obbligo | Fonte | Documento interno | Copertura | Intervento |
|---|---|---|---|---|
| Valutazione del rischio a livello di entità, preparata dal compliance officer e approvata dall'organo di gestione | art. 10 AMLR | paragrafo della policy sull'autovalutazione | da verificare | allineare ruoli e approvazioni |
| Nomina di un compliance manager nell'organo di amministrazione | art. 11, par. 1, AMLR | paragrafo sull'esponente responsabile | da verificare | confrontare compiti e requisiti |
| Relazione almeno annuale all'organo di amministrazione | art. 11 AMLR | flussi informativi agli organi | da verificare | verificare contenuti e periodicità |
Le righe sono un esempio della struttura: la colonna «copertura» la compila l'analisi dei tuoi documenti, e la decisione finale la prendi tu. Per approfondire il nuovo quadro europeo leggi la guida sul nuovo regolamento antiriciclaggio UE.
Cosa verificare sempre in una gap analysis normativa
L'intelligenza artificiale accelera la lettura incrociata, ma alcuni controlli restano del professionista:
- Conferma ogni gap con il responsabile del processo: un paragrafo che sembra scoperto può essere coperto da una procedura operativa non caricata.
- Controlla le fonti di secondo livello: un regolamento europeo può rinviare a norme tecniche e orientamenti non ancora pubblicati; segna questi punti come aperti.
- Verifica il regime transitorio e le norme nazionali di coordinamento, che possono cambiare tempi e contenuti dell'adeguamento.
- Applica la proporzionalità: dimensione e complessità dell'intermediario incidono su come recepire un obbligo.
- Fai approvare dagli organi competenti le modifiche a policy e regolamenti, secondo le deleghe interne.
La gap analysis nasce di solito da una novità normativa: per organizzare il flusso a monte vedi il monitoraggio normativo. Se la norma riguarda i fornitori, lo stesso metodo si applica alla DORA compliance dei contratti ICT. Tutti i casi d'uso sono riassunti nella pagina sull'AI per l'antiriciclaggio.
Altre domande da provare
Domande reali del lavoro di tutti i giorni. Ognuna apre Next-OS con la domanda già scritta: rispondono le fonti, con i riferimenti da verificare.
- Confronta la nostra procedura di adeguata verifica con le Disposizioni di Banca d'Italia del 30 luglio 2019 e prepara una matrice dei gapChiedi all'Assistente AI
- Riscrivi il paragrafo 4 della policy per allinearlo all'art. 11 dell'AMLR, mantenendo il nostro stile, in track changesChiedi all'Assistente AI
- Quali documenti interni devo aggiornare se cambia la disciplina dell'esponente responsabile per l'antiriciclaggio?Chiedi all'Assistente AI
Domande frequenti
Cos'è una gap analysis normativa?
È l'analisi che confronta gli obblighi di una norma con le policy, i regolamenti e le procedure interne di un'organizzazione, per individuare gli obblighi non coperti, quelli coperti in parte e i testi superati. Il risultato tipico è una matrice dei gap con gli interventi proposti, i responsabili e le scadenze, che la funzione di conformità presenta agli organi e ai process owner.
Next-OS può riscrivere direttamente le nostre procedure?
Next-OS propone il nuovo testo partendo dal tuo documento e dai tuoi modelli, e lo esporta in docx con le modifiche in track changes. È una bozza: la revisione, la validazione con i responsabili di processo e l'approvazione secondo le deleghe interne restano passaggi della tua organizzazione.
Funziona anche con norme e documenti in inglese?
Sì. La tecnologia di Next-OS è indipendente dalla lingua: puoi chiedere in italiano un confronto tra una policy in italiano e un orientamento europeo pubblicato in inglese. I documenti restano nella lingua originale pubblicata dalle autorità, così puoi sempre verificare il passaggio citato.
Fonti
Dalla norma alla matrice dei gap, senza ripartire da zero
Prova gratuita di 7 giorni, senza alcun pagamento iniziale. La disattivi quando vuoi.